Инструкция по Делопроизводству в Ооо СДЭК • Гост р 708-2013

Утверждена новая Инструкция по делопроизводству в организации. Каковы этапы внедрения новой Инструкции в процессы делопроизводства? Их надо отражать в приказе о введении в действие, как это лучше сделать? Когда и как ознакомить с новым документом? Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2022) можно скачать ниже.

Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

Наблюдение оформляется в 2 экземплярах: один остается в проверяемом подразделении, другой – в комплекте документации по аудиту. На основании наблюдения подразделение будет предпринимать ­необходимые действия по выявленным нарушениям для их устранения.

Прояснив организационную сторону аудита, перейдем к практическим рекомендациям относительно того, как «вести раскопки на местах»: как опрашивать людей и исследовать документы подразделения. В инструкции по делопроизводству для специалистов по документационному обеспечению целесообразно, на наш взгляд, отразить следующие вопросы:

Организация проверки ведения делопроизводства в структурных подразделениях

1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2024 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках. Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2024

• первая цифра – порядковый номер подразделения в графике аудитов,
• вторая цифра – номер цикла аудитов в году у данного подразделения,
• третья цифра – год проведения аудита.

В нем определены понятия, используемые в статье:

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках. Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2024. Оформление документации по ГОСТ р 7.0.97-2016

• готовятся бланки, штампы, электронные шаблоны, настраиваются программно-аппаратное обеспечение и права доступа в информационных системах;
• проводится обучение сотрудников работе по новым правилам;
• вносятся необходимые изменения в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

• федеральным государственным органам;
• государственным органам субъектов РФ;
• органам местного самоуправления.

Таким образом, для введения в действие новой Инструкции по делопроизводству (или соответствующего ей комплекса конкретных регламентов, правил, порядков и т.п. локальных нормативных актов) заранее осуществляются все необходимые мероприятия: